مكاتباتي كه به منظور ارايه نقطه نظر شخصي درباره يك موضوع يا راجع به يك مقاله پژوهشي، با هدف چاپ شدن درمجله، با سردبير صورت مي‌گيرد، مجموعاً تحت عنوان Letters يا Communications طبقه‌بندي مي‌شود. ممكن است شما بخواهيد تصحيح، انتقاد، شفاف سازي يا اطلاعات تكميلي در مورد يك مقاله ارايه نماييد، با تفسير نتايج مخالف باشيد و بخواهيد تفسير درست‌تر را با پيشنهادهاي جديد خود به اطلاع خوانندگان همان مجله برسانيد يا ممكن است بخواهيد ديدگاه اجتماعي - اخلاقي يا برداشت سياسي خود را درباره يك مقاله پزشكي مطرح نمائيد؛ در اين گونه موارد از نامه به سردبير استفاده مي‌كنيم. جاي نامه به سردبير در بسياري از مجلات ايراني خالي است كه مي‌تواند ناشي از عدم شناخت كافي از اين نوع مقاله علمي باشد. در اين فصل به چگونگي نوشتن نامه پرداخته، نكات ظريف مرتبط با آنرا مرور مي‌كنيم.


چرا نامه به سردبير مي‌نويسيم؟
همانطور كه به ايجاز در مقدمه نيز اشاره شد، مواردي كه از نامه استفاده مي‌كنيم به شرح زير است:
1) هرگونه نظر درباره يك مقاله پژوهشي كه اخيراً در آن مجله به چاپ رسيده است:  پيشنهاد، اصلاح، انتقاد، هشدار، مخالفت، ارايه مطلبي جديدتر، تحليلي اجتماعي - اخلاقي - سياسي.
2) گاهي در پي فرصت براي ارايه مطلبي هستيد كه اگر در قالب ديدگاه براي مجله بفرستيد، به‌دليل عدم سابقه علمي كافي، معمولاً از جانب سردبير براي چاپ پذيرفته نمي‌شود؛ اما چنانچه اين ديدگاه را تحت عنوان يك پيشنهاد درباره مقاله‌اي كه با آن ارتباط دارد در قالب نامه به سردبير بفرستيد، احتمال چاپ شدن آن افزايش مي‌يابد.
3) بعضاً سردبير از مخاطبين مجله راجع به موضوعي خاص نظر خواهي مي‌كند كه پاسخ دهندگان نظراتشان را در قالب نامه  ارايه مي‌كنند.
4) اگر محتواي مطلبي كه مي‌خواهيد ارايه كنيد كمتر از يك گزارش كوتاه است مي‌توانيد در قالب نامه به مجله ارسال كنيد.
5) پاسخ نويسندگان مقاله‌اي كه در نامه قبلي نسبت به مقاله آن‌ها اظهار نظر شده نيز در قالب نامه به سردبير به چاپ مي‌رسد.


ساختار نگارشي نامه به سردبير چيست؟
پيش از نوشتن، نخست بايد پيامي را كه مي خواهيد به خواننده منتقل سازيد نزد خود كاملاً روشن كنيد. سپس به قسمت نامه به سردبيرآخرين شماره از مجله‌اي كه مي‌خواهيد نامه را براي آن بفرستيد نگاهي داشته باشيد تا يك حس كلي نسبت به نوع و نحوه نگارش انواع نامه در آن مجله بدست آوريد. در قسمت‌ راهنماي نويسندگان مجله نيز ممكن است به نحوه نگارش نامه اشاره شده باشد.

سعي كنيد عنواني مفيد، مختصر و جذاب انتخاب نماييد اگر نظري كه ارايه مي‌كنيد حاوي مطالب سياسي مي‌باشد، به خصوص اگر قصد چاپ در مجلات آمريكايي را داريد از عنوانهاي حساس سياسي استفاده نمائيد.


گام اول: بيان موضوع
در پاراگراف اول به آنچه مي‌خواهيد درباره آن نظر دهيد اشاره كنيد. مي توانيد عنوان مقاله‌اي كه نسبت به آن پيشنهاد يا انتقادي داريد را بياوريد و خلاصه‌اي از آنرا بيان كنيد تا ذهن خواننده را به موضوع معطوف نماييد.

گام دوم: بيان موافقت يا مخالفت
سپس موافقت يا مخالفت خود را در يك جمله ساده و كوتاه اظهار مي‌داريد.

گام سوم: ارائه شواهد و مدارك
آنگاه نوبت به ارايه شواهد و مداركي مي‌رسد كه براساس آنها ادعاي خود را ثابت مي‌كنيد.

گام چهارم: نتيجه نهايي
در پاراگراف آخر ضمن روشن نمودن قصد و منظور خود تحت عنوان Closing remark نظر شخصي خود را بطور واضح بيان مي‌كنيد تا تكليف خواننده مشخص گردد.


حجم  يك letter  چقدرباشد؟
در بسياري از مجلات براي نامه محدوديت كلمات وجود دارد. به عنوان يك اصل سرانگشتي  بهتر است حجم نامه حداكثر به 500 كلمه يا دو صفحه همراه با يك  شكل يا جدول محدود گردد. تعداد نويسندگان معمولاً حداكثربه 4 تا 6  نفر محدود مي‌باشد و تعداد مراجع نيز كمتر از 5 مورد (شامل مرجع مربوط به مقاله‌اي كه روي آن نظر مي‌دهيد) مي‌باشد. اگر چنانچه قبلاً پژوهشي در آن زمينه انجام داده‌ايد، به مقالات چاپ شده خودتان نيز اشاره نماييد.با همه اين اوصاف همواره بهتر است به دستورالعمل نويسندگان ونيز نمونه مقالات چاپ شده درژورنال هدف مراجع كنيد.


شانس چاپ شدن كدام نامه بيشتر است؟
معمولاً در صورتيكه نامه واجد اين  سه مشخصه باشد احتمال چاپ شدن آن در مجله بيشتر خواهد بود:
1- در عين مفيد و مختصر بودن، موضوع را بطور روشن و واضح بيان كرده باشد (پيام آن مبهم نباشد).
2- بتواند در بين ساير نامه‌ها كه بدست سردبير مي‌رسد، نماينده نظر بقيه باشد.
3- فرد معتبر و شناخته شده‌اي آنرا امضا كرده باشد. اهميت مورد آخر به حدي است كه مي‌تواند ارزش و اعتبار يك نامه ساده را تا حد چاپ شدن در يك مجله بسيار معتبر بالا ببرد.


اشكالات شايع
- متن نامه را خيلي خشك و علمي ننويسيد. بعضاً از انگليسي محاوره‌اي استفاده كنيد  تا خواننده را جلب نماييد. اما از بكار بردن مطالب عاميانه پرهيز كنيد.
- پرگويي در نامه جايز نيست. سريع به  اصل مطلب برويد و پيام اصلي انتقال دهيد.
- استفاده از افعالي كه بار معنايي منفي دارند، ركيك هستند يا موجب توهين مي‌شوندشايسته نيست.
- بسياري از مجلات براي ارسال نامه پيرامون مقالات چاپ شده، محدوديت زماني قايل مي‌شوند،اما در نوشتن و فرستادن نامه هرگز عجله نكنيد. مطلبي كه نوشته‌ايد را بارها و بارها بخوانيد و از افراد صاحبنظر جهت رفع اشكالات آن كمك بخواهيد. هنگام نوشتن مطلب نيز خود را جاي خواننده تصور كنيد و قابل فهم بنويسيد. در نامه روان بودن متن و گرامر صحيح اهميت حياتي دارد.
- مقاله‌اي را كه مي‌خواهيد در مورد آن نامه بنويسيد چندين بار بخوانيد و همزمان آنچه به نظرتان مي‌رسد را در حاشيه‌اش يادداشت كنيد (بارش افكار).
- بهتر است در نامه صرفاً به يك يا حداكثر دو موضوع اكتفا شود. نبايد انتقاد به روشها، نتايج، آناليز و بحث يك مقاله را جمعاً در يك نامه ارايه كرد.
بهتر است افعال بكار رفته در نامه در زمان حال يا گذشته ساده و اكتيو باشند.