در محیط نرم افزار Word  می توانید متن ها را به صورتی ویرایش کنید که اگر فرد دیگری متن را مشاهده نماید، متوجه شود چه بخش هایی از متن تغییر کرده است. بدین منظور باید از قابلیت Track Change استفاده نمود. برای فعال نمودن این قابلیت کافی است در داخل منوی Review رفته و بر روی گزینه Track Change کلیک کنید تا هایلایت شود. برای غیرفعال کردن آن نیز کافی است تا یکبار دیگر بر روی آن کلیک نمائید. شما می توانید برای تغییر دادن رنگ و فونت استفاده شده در ویرایش متن، در داخل منوی Track Change بر روی گزینه Track Change Option کلیک کنید.

کاربر می تواند توضیحاتی را در حاشیه متن اضافه کند تا فرد دیگری که می خواهد ویرایش های انجام شده را مشاهده کند بتواند از آن ها استفاده نماید. برای وارد کردن توضیحات در منوی Review بر روی گزینه New Comment کلیک کنید. در جعبه باز شده می توانید توضیحات خود را وارد نمائید. در صورتیکه بخواهید یک توضیح را حذف کنید نیز می توانید به راحتی بر روی ان کلیک نموده و گزینه Delete را انتخاب کنید.

برای اضافه کردن یک توضیح صوتی، باید ابتدا گزینه مربوط به آن را به منوی Quick Access در بالا و سمت چپ اضافه کرد. بدین منظور بر روی دکمه آفیس در بالا و سمت چپ پنجره نرم افزار کلیک نموده و گزینه Word Option را انتخاب نمائید. بر روی منوی Customized  کلیک کرده و در زیر قسمت Choose Command From ، گزینه All Commands را انتخاب نمائید. در لیست دستورات بر روی Insert Voice کلیک کرده و سپس بر روی گزینه Add کلیک نمائید. با این کار، کلید مربوط به آن در منوی Quick Access در بالا و سمت چپ پنجره در کنار کلید آفیس اضافه می شود. با کلیک بر روی کلید ذکر شده پنجره ای باز می شود که می توانید پیغام صوتی مورد نظر خود را ضبط نموده و در جایی از متن که مورد نظر شما است، به صورت توضیح صوتی قرار دهید تا خواننده بعدی به راحتی توضیح مورد نظر شما را متوجه شود.

با کلیک بر روی گزینه Track Changes و سپس انتخاب گزینه Change User Names می توانید نام کاربری که تغییرات مورد نظر را اعمال می کند را تغییر دهید. در پنجره باز شده در زیر منوی Popular و در قسمت Personalize your copy of Office نام کاربری مورد نظر را وارد کنید. از این طریق در مواردی که به صورت گروهی بر روی یک متن کار می شود، تمامی افراد گروه متوجه می شوند که هر بخش توسط چه کسی ویرایش شده و توضیحات مربوط به چه فردی می باشد.

کاربر می تواند انتخاب کند که آیا تمامی توضیحات و ویرایش های صورت گرفته نمایش داده شود و یا بخشی از آن ها و یا هیچکدام نشان داده نشوند. معمولاً گزینه ای که به صورت پیش فرض در نرم افزار وجود دارد نشان دادن تمامی تغییرات است. در صورتیکه اینگونه نباشد برای انتخاب این حالت کافی است در منوی Review، بر روی Balloons کلیک نموده و گزینه Show all revisions inline را انتخاب نمائید.

در صورتیکه بخواهید تنظیمات بیشتری را اعمال کنید می توانید در منوی Review و در زیر قسمت Tracking، بر روی گزینه Show Markup کلیک کنید و در منوی باز شده می توانید انتخاب کنید که چه ویرایش هایی و همچنین ویرایش های انجام شده توسط کدام کاربران نشان داده شود. برای مثال می توانید تعیین کنید که فقط توضیحات و یا تغییرات انجام شده در فرمت متن نمایش داده شود و یا اینکه فقط موارد حذف شده و یا اضافه شده نشان داده شود.

با کلیک بر روی گزینه Final Showing Markup، می توانید انتخاب کنید که متن نهایی و یا متن اصلی با تمامی ویرایش پذیرفته شده و یا رد شده نشان داده شود. اگر گزینه Final Showing Markup انتخاب شده باشد، متن نهایی به همراه ویرایش هایی که پذیرفته شده اند و همچنین توضیحات نمایش داده می شود. با انتخاب گزینه Final، متن نهایی را به همراه تغییرات پذیرفته شده نشان می دهد ولی توضیحات نمایش داده نمی شود. با انتخاب Original Showing Markup، متن اولیه یا اصلی را به همراه ویرایش های انجام شده در آن و توضیحات نشان می دهد. با انتخاب Original، فقط  متن اولیه یا اصلی بدون تغییرات و ویرایش های انجام شده و توضیحات نمایش داده می شود.

کاربر می تواند در هنگام پرینت گرفتن از متن، تعیین کند که تغییرات انجام گرفته و توضیحات اضافه نیز نمایش داده شوند و یا قابل رویت نباشند. بدین منظور بر روی کلید آفیس در بالا و سمت چپ کلیک کرده و سپس بر روی گزینه Print کلید نمائید. همچنین می توانید از میان بر Ctrl+P استفاده نمائید. حال در جلوی قسمت Print What، اگر عبارت Document Showing markup باشد، متن به همراه توضیحات و ویرایش ها پرینت گرفته می شود و اگر فقط گزینه Document  باشد، متن بدون ویرایش ها و توضیحات چاپ می شود.

برای اینکه مطمئن شوید دیگر خوانندگان متن شما، ویرایش ها و توضیحات اضافه شده به متن را مشاهده نمی کنند، می توانید از قابلیت Review Pane، استفاده نمائید. در منوی Review، در زیر قسمت Tracking، بر روی Reviewing Pane، کلیک کنید و می توانید ویرایش ها و نتایج آن را به صورت عمودی و یا افقی مشاهده کنید و همچنین به سرعت ویرایش ها و توضیحات را مشاهده و مرور کنید.